Autor: Sergy Morales
La Importancia de Documentar y Entrenar al Personal con su funciones: El Secreto para un Equipo Eficiente
Como empresarios, sabemos que un equipo bien entrenado y alineado es la base para el éxito de cualquier negocio. Sin embargo, a menudo nos encontramos con situaciones en las que, a pesar de nuestros esfuerzos, nuestros empleados no cumplen con sus responsabilidades de manera eficiente. Puede parecer que estamos lidiando con terquedad, resistencia o falta de ética, pero en muchos casos, lo que realmente estamos enfrentando es la falta de claridad en sus funciones. Aquí es donde entra en juego el concepto de HAT.
¿Qué es el HAT?
Un HAT es, en términos simples, una carpeta organizada que contiene la definición del puesto, las responsabilidades y las funciones de cada empleado, así como las políticas de la empresa, la posición en el organigrama y otros elementos esenciales. Es una herramienta poderosa que no solo asegura que los empleados comprendan su rol dentro de la empresa, sino que también les proporciona los recursos necesarios para cumplir con su trabajo de manera eficiente.
El Impacto de No Tener un HAT Bien Documentado
Cuando un empleado no tiene un HAT, es como si estuviera trabajando sin un mapa. La falta de claridad en las responsabilidades genera confusión, lo que lleva a frustración y a bajos niveles de productividad. En muchos casos, el esfuerzo del líder para que el empleado cumpla con su tarea se ve contrarrestado por un "contra-esfuerzo", que es simplemente la falta de comprensión de su papel dentro de la organización.
El contra-esfuerzo más común no es necesariamente rebelión o mala intención, sino la falta de formación adecuada y de un marco claro que guíe al empleado. La falta de un HAT puede llevar a una desconexión entre lo que el empresario espera y lo que el empleado entiende que debe hacer.
Tres Recomendaciones para Superar los Problemas Generados por la Falta de un HAT
Documenta y Distribuye los HATs para Todos los Puestos Cada puesto dentro de tu empresa debe contar con un HAT claramente definido. Esta carpeta debe incluir todos los detalles necesarios: descripción del puesto, funciones, metas, políticas de la empresa, y cómo se integra ese puesto en el organigrama. Al tener un HAT bien documentado, aseguras que todos los empleados sepan exactamente qué se espera de ellos. Esto les da una guía clara para desempeñar sus funciones de manera eficiente y sin confusión.
Entrenamiento Continuo Basado en el HAT El HAT no es solo una herramienta de documentación, sino también la base para entrenar a tu equipo. No basta con entregar el HAT al empleado; es crucial que se le brinde un entrenamiento adecuado para que entienda cómo aplicar la información contenida en su HAT. Esto incluye la orientación inicial y sesiones de retroalimentación continua para asegurar que el empleado se mantenga alineado con los objetivos de la empresa y evolucione conforme a sus responsabilidades.
Revisión Regular y Actualización de los HATs Las funciones y responsabilidades pueden cambiar con el tiempo, especialmente en empresas en crecimiento. Es importante revisar y actualizar regularmente los HATs para que reflejen cambios en el negocio, nuevos objetivos y cualquier otro ajuste que pueda ocurrir. Esto no solo mantiene la claridad, sino que también demuestra a los empleados que su trabajo y crecimiento son importantes para la empresa.
Cómo consultor y especialista en entrenar a empresarios he observado una y otra vez que la falta de un HAT bien documentado es la raíz de muchos de los problemas que enfrentamos como empresarios. La claridad es poder. Cuando los empleados conocen sus responsabilidades y tienen los recursos para cumplirlas, la productividad aumenta y las tareas se realizan con mayor eficiencia.
Si alguna vez te has encontrado luchando con la falta de compromiso o resistencia de tu equipo, piensa en esto: ¿estás proporcionando a tus empleados lo que realmente necesitan para tener éxito? La solución podría ser tan simple como entrenar y documentar sus roles con un HAT claro y accesible.
Recuerda, sin un HAT, las expectativas pueden volverse confusas, y el esfuerzo de hacer las cosas correctamente puede generar más resistencia que resultados. Asegúrate de que cada miembro de tu equipo tenga un HAT bien definido y capacítalos para usarlo correctamente. Así, el camino hacia el éxito será mucho más directo.
Si tienes alguna duda sobre cómo implementar esto en tu negocio, no dudes en preguntarme. Estoy aquí para ayudarte a construir un equipo sólido y eficiente.
Artículo aprobado 6 de Diciembre del 2024 por:
Comité de publicaciones
Dpto. de Documentación
División de Investigación y Desarrollo
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